Der Notariatsverwalter anstelle des Notars a. D. Prof. Dr. Kunz: Württ. Notariatsassessor Andreas Maier

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KUNZ & KESSLER Notare
Anstelle Notar a.D. Prof. Dr. Kunz: Der Notariatsverwalter anstelle des Rechtsanwalts und Notars a.D. Prof. Dr. Kunz, Württ. Notariatsassessor Andreas Maier
Dr. Thomas Keßler, Rechtsanwalt und Notar

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten informieren:

I. Datenschutzerklärung Allgemein;
II. Besondere Bestimmungen für unsere Webseite;
II. Besondere Bestimmungen für Klienten;
III. Besondere Bestimmungen für Vertragspartner;
IV. Besondere Bestimmungen für Bewerber.

I.         Datenschutzerklärung Allgemein

Die Bestimmungen unter Ziffer I. geltend für sämtliche Verarbeitungsvorgänge.

1. Wer ist für die Verarbeitung und Verwendung meiner Daten verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

KUNZ & KESSLER Notare
Anstelle Notar a.D. Prof. Dr. Kunz: Der Notariatsverwalter anstelle des Rechtsanwalts und Notars a.D. Prof. Dr. Kunz, Württ. Notariatsassessor Andreas Maier
Dr. Thomas Keßler, Rechtsanwalt und Notar
Andreas Maier, Notariatsverwalter
Richard-Wagner-Straße 10, 70184 Stuttgart
Telefon: +49 (0)711 – 490 43 – 161
Fax: +49 (0)711 – 490 43 – 165
E-mail: info[@]kunz-kessler.de

Für seinen Tätigkeitsbereich als Notar ist jeder der genannten Notare bzw. Notariatsverwalter alleiniger Verantwortlicher im Sinne der datenschutzrechtlichen Bestimmungen (nachfolgend auch: „Verantwortlicher Notar“). 

Sie können sich für alle Datenschutzanfragen an den jeweils Verantwortlichen Notar wenden.

Sie können sich außerdem an unseren Datenschutzbeauftragten wenden: RA Philipp Kroll, zertifizierter DSB TÜV-Süd, Richard-Wagner-Straße 10, 70184 Stuttgart E-Mail: datenschutz@kunz-kessler.de.

2. Betroffenenrechte

Sie haben das Recht:

  • vom Verantwortlichen Notar gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • vom Verantwortlichen Notar gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezoge-nen Daten zu verlangen;
  • vom Verantwortlichen Notar gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • vom Verantwortlichen Notar gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben haben;
  • gemäß Art. 20 DSGVO Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • der Verarbeitung der Sie betreffenden pbD gem. Art. 21 DSGVO bei Vorliegen der dortigen Voraussetzungen zu widersprechen;
  • gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen und
  • gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Notariatssitzes wenden.

Möchte Sie eines der vorstehenden Rechte geltend machen, können Sie sich hierzu jederzeit direkt an uns oder unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktmöglichkeiten s.o.) wenden.

Überdies haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen das geltende Datenschutzrecht verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der

Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Königstrasse 10 a
70173 Stuttgart
Tel.: +49 711 615541-0
Fax: +49 711 615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Web: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

3. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Mai 2018.

Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter www.kunz-kessler.de/datenschutz von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.

II. Besondere Bestimmungen für unsere Webseite 

Die Nutzung unserer Website ist in der Regel ohne Angabe personenbezogener Daten möglich. Soweit auf unseren Seiten personenbezogene Daten (beispielsweise Name, Anschrift oder E-Mail-Adressen) erhoben werden, erfolgt dies, soweit möglich, stets auf freiwilliger Basis. Diese Daten werden ohne Ihre ausdrückliche Zustimmung nicht an Dritte weitergegeben.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z.B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

1. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten sowie Art und Zweck von deren Verwendung

Beim Aufrufen unserer Website www.kunz-kessler.de werden durch den auf Ihrem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem sog. Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Ihr Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

  • IP-Adresse des anfragenden Rechners,
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
  • Name und URL der abgerufenen Datei,
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
  • verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres Rechners sowie der Name Ihres Access-Providers.

Die genannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Website,
  • Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Website,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. In keinem Fall verwenden wir die erhobenen Daten zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Website Cookies sowie Analysedienste ein. Nähere Erläuterungen dazu erhalten Sie unter den Ziff. 4 und 5 dieser Datenschutzerklärung.

2. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den im Folgenden aufgeführten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie Ihre nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben,
  • für den Fall, dass für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, sowie
  • dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.

3. Cookies

Wir setzen auf unserer Seite Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Ihr Browser automatisch erstellt und die auf Ihrem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Sie unsere Seite besuchen. Cookies richten auf Ihrem Endgerät keinen Schaden an, enthalten keine Viren, Trojaner oder sonstige Schadsoftware.

In dem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Ihrer Identität erhalten.

Der Einsatz von Cookies dient einerseits dazu, die Nutzung unseres Angebots für Sie angenehmer zu gestalten. So setzen wir sogenannte Session-Cookies ein, um zu erkennen, dass Sie einzelne Seiten unserer Website bereits besucht haben. Diese werden nach Verlassen unserer Seite automatisch gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir ebenfalls zur Optimierung der Benutzerfreundlichkeit temporäre Cookies ein, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Besuchen Sie unsere Seite erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Sie bereits bei uns waren und welche Eingaben und Einstellungen sie getätigt haben, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

Zum anderen setzten wir Cookies ein, um die Nutzung unserer Website statistisch zu erfassen und zum Zwecke der Optimierung unseres Angebotes für Sie auszuwerten (siehe Ziff. 5). Diese Cookies ermöglichen es uns, bei einem erneuten Besuch unserer Seite automatisch zu erkennen, dass Sie bereits bei uns waren. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können Ihren Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Sie nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.

4. Google

Auf unsere Seite wird Java-Script Code des Unternehmens Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA (nachfolgend: Google) nachgeladen.  Wenn Sie in Ihrem Browser Java-Script aktiviert und keinen Java-Script-Blocker installiert haben, wird Ihr Browser ggf. personenbezogene Daten an Google übermitteln. Uns ist nicht bekannt, welche Daten Google mit den erhaltenen Daten verknüpft und zu welchen Zwecken Google  diese Daten verwendet. Um die Ausführung von Java-Script Code von Google  insgesamt zu verhindern, können Sie einen Java-Script-Blocker installieren (z.B. www.noscript.net).

5. Google Maps

Auf dieser Website nutzen wir zudem das Angebot von Google Maps. Dadurch können wir Ihnen interaktive Karten direkt in der Website anzeigen und ermöglichen Ihnen die komfortable Nutzung der Karten-Funktion. Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Maps ist Art. 6 Abs. 1 S. 1. lit. f DSGVO.

Durch den Besuch auf der Website erhält Google die Information, dass Sie die entsprechende Unterseite unserer Website aufgerufen haben. Zudem werden die unter Punkt 1. beschriebenen allgemeinen Daten und Informationen (z.B. IP-Adresse, Browsertypen, etc.) übermittelt. Dies erfolgt unabhängig davon, ob Google ein Nutzerkonto bereitstellt, über das Sie eingeloggt sind, oder ob kein Nutzerkonto besteht. Wenn Sie bei Google eingeloggt sind, werden Ihre Daten direkt Ihrem Konto zugeordnet. Wenn Sie die Zuordnung mit Ihrem Profil bei Google nicht wünschen, müssen Sie sich vor Aktivierung des Buttons ausloggen. Google speichert Ihre Daten als Nutzungsprofile und nutzt sie für Zwecke der Werbung, Marktforschung und/oder bedarfsgerechten Gestaltung seiner Website. Eine solche Auswertung erfolgt insbesondere (selbst für nicht eingeloggte Nutzer) zur Erbringung von bedarfsgerechter Werbung und um andere Nutzer des sozialen Netzwerks über Ihre Aktivitäten auf unserer Website zu informieren. Ihnen steht ein Widerspruchsrecht zu gegen die Bildung dieser Nutzerprofile, wobei Sie sich zur Ausübung dessen an Google richten müssen.

Weitere Informationen zu Zweck und Umfang der Datenerhebung und ihrer Verarbeitung durch den Plug-in-Anbieter Google erhalten Sie in dessen Datenschutzerklärungen. Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zu Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre: www.google.de/intl/de/policies/privacy. Google verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in den USA und hat sich dem EU-US Privacy Shield unterworfen, www.privacyshield.gov/EU-US-Framework.

6. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung. Falls Ihr Browser keine 256-Bit Verschlüsselung unterstützt, greifen wir stattdessen auf 128-Bit v3 Technologie zurück. Ob eine einzelne Seite unseres Internetauftrittes verschlüsselt übertragen wird, erkennen Sie an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Ihres Browsers.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

III.     Besondere Bestimmungen für Klienten

1. Welche Daten nutzen wir und woher bekommen wir diese Daten?

Jeder Notar verarbeitet personenbezogene Daten, die er von Ihnen selbst oder von Ihnen beauftragten Dritten (z. B. Rechtsanwalt, Steuerberater, Makler, Kreditinstitut) erhält, wie z. B.

  • Daten zur Person, z. B. Vor- und Zuname, Geburtsdatum und Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Ausweisnummern; im Einzelfall Ihre Geburtenregisternummer;
  • Daten zur Kontaktaufnahme, wie z. B. postalische Anschrift, Telefon- und Fax-Nummern, E-Mail-Adresse;
  • bei Grundstücksverträgen Ihre steuerliche Identifikations-Nummer;
  • in bestimmten Fällen, z. B. bei Eheverträgen, Testamenten, Erbverträgen, auch Daten zu Ihrer familiären Situation und zu Ihren Vermögenswerten sowie ggf. Angaben zur Ihrer Gesundheit oder andere sensible Daten, z. B. zur Dokumen-tation der Geschäftsfähigkeit;
  • in bestimmten Fällen auch Daten aus Ihren Rechtsbeziehungen mit Dritten wie z. B. Aktenzeichen oder Darlehens- oder Konto-Nummern bei Kreditinstituten.
  • Außerdem werden Daten aus öffentlichen Registern verarbeitet, z. B. Grundbuch, Handels-, Vereinsregistern. 

2. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?

Der Notar ist Träger eines öffentlichen Amtes. Seine Amtstätigkeit erfolgt in Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt, und in Ausübung öffentlicher Gewalt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. e der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)). 

Ihre Daten werden ausschließlich verarbeitet, um die von Ihnen und ggf. weiteren an einem Geschäft beteiligten Personen begehrte notarielle Tätigkeit entsprechend den Amtspflichten durchzuführen, also etwa zur Erstellung von Urkundsentwürfen, zur Beurkundung und dem Vollzug von Urkundsgeschäften oder zur Durchführung von Beratungen. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt daher immer nur aufgrund der für den Notar geltenden berufs- und verfahrensrechtlichen Bestimmungen, die sich im Wesentlichen aus der Bundesnotarordnung und dem Beurkundungsgesetz ergeben. Aus diesen Bestimmungen ergibt sich für den Notar zugleich auch die rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung der erforderlichen Daten (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO). Eine Nichtbereitstellung der bei Ihnen angeforderten Daten würde daher dazu führen, dass der Notar die (weitere) Durchführung des Amtsgeschäfts ablehnen müsste. 

3. Weitergabe von Daten an Dritte.

Der Notar unterliegt einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht. Diese Verschwiegenheitspflicht gilt auch für alle Mitarbeiter des Notars und für alle sonst vom Notar Beauftragten.

Jeder der Notare darf Ihre Daten daher nur weitergeben, wenn und soweit er dazu im Einzelfall verpflichtet ist, z. B. aufgrund von Mitteilungspflichten gegenüber der Finanzverwaltung oder an öffentliche Register wie Grundbuchamt, Handels- oder Vereinsregister, Zentrales Testamentsregister, Vorsorgeregister, Gerichte wie Nachlass-, Betreuungs- oder Familiengericht oder Behörden. Im Rahmen der Standes- und Dienstaufsicht ist der Notar unter Umständen auch zur Erteilung von Auskünften an die Notarkammer oder an die Dienstaufsichtsbehörde verpflichtet, die wiederum einer amtlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. 

Ansonsten werden Ihre Daten nur weitergegeben, wenn der Notar hierzu aufgrund von Ihnen abgegebener Erklärungen verpflichtet ist oder Sie die Weitergabe beantragt haben.

Im Rahmen unserer Tätigkeit beauftragen wir Dienstleister, die zur Erfüllung unserer Pflichten und zur Durchführung der Amtsgeschäfte beitragen, so z.B. IT-Dienstleister. Mit solchen Dienstleistern schließen wir Verschwiegenheitsvereinbarungen nach § 26a BNotO. 

4. Werden Daten an Drittländer übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in Drittländer erfolgt nur auf besonderen Antrag von Ihnen oder wenn und soweit ein Urkundsbeteiligter in einem Drittland ansässig ist.

5. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Jeder der Notare verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Nach § 5 Abs. 4 Dienstordnung für Notarinnen und Notare (DONot) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen: 

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung, einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DONot): 100 Jahre, 
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch samt Namenverzeichnis, Anderkontenliste, Generalakten: 30 Jahre, 
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z. B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z. B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Ihre Daten gelöscht bzw. die Papierunterlagen vernichtet, sofern der Notar nicht nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus Handelsgesetzbuch, Strafgesetzbuch, Geldwäschegesetz oder der Abgabenordnung) sowie berufsrechtlicher Vorschriften zu einer längeren Speicherung verpflichtet ist. 

IV.      Besondere Bestimmungen für Vertragspartner (zu Klienten s. Ziff. III.)

1. Welche Daten nutzen wir und woher bekommen wir diese Daten?

Grundsätzlich verarbeiten wir personenbezogene Daten (Legaldefinition in Art. 4 Nr. 1 DSGVO), die wir im Rahmen unserer Geschäftsanbahnung oder laufenden Geschäftsbeziehung von Ihnen erhalten (sog. Direkterhebung). Zudem verarbeiten wir – soweit erforderlich- personenbezogene Daten, die wir von Dritten, z.B. Auskunfteien oder aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. Handelsregister, Presse, Medien, berufsspezifische soziale Netzwerke) erhalten haben (sog. Datenerhebung bei Dritten). Außerdem verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten wenn diese aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung erhalten haben.

Relevante personenbezogene Daten sind Stammdaten wie Vorname, Name, Adresse und Kommunikationsdaten (z.B. Telefonnummer, Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse). Darüber hinaus können auch vorvertragliche Anbahnungsdaten, Vertrags- und Auftrags-daten, Liefer- und Belieferungsdaten sowie Bonitätsdaten personenbezogen Daten sein, die wir verarbeiten.

2. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre Daten und aufgrund welcher Rechtsgrundlage erfolgt dies?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unter Beachtung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze:

a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1b) DSGVO):

Die Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 4 Nr. 2 DSGVO) erfolgt z.B. zur Bearbeitung von Aufträgen, Angeboten, Rechnungen und sonstigen (vor-)vertraglicher Maßnahmen. In erster Linie werden die Zwecke der Verarbeitung durch die durch uns für Sie zu erbringenden Leistungen vorgegeben.

b) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1f) DSGVO):

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auch, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten zu wahren.

Dies kann z.B. der Fall sein, um:

  • die Sicherheit und den Betrieb unseres IT-Systems gewährleisten zu können,
  • Straftaten zu verhindern und aufzuklären,
  • unsere Leistungen und Abläufe zu optimieren und bspw. über Statistiken unsere Leistungen auszuwerten,
  • die Bonität bei Auskunfteien zu ermitteln.

Verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen, können Sie dieser Verarbeitung widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die gegen die Datenverarbeitung sprechen.

Widerspruchsrecht Direktwerbung: Sie haben das Recht, einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen.

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1a) DSGVO):

Insoweit uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke durch Sie vorliegt (z.B. Erhalt eines Newsletters) ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine einmal erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Zu beachten gilt, dass der Widerruf für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor diesem Widerruf getätigt wurden, sind hiervon unberührt. Nähere konkrete Informationen zum Widerruf erhalten Sie im Zusammenhang mit der Abgabe einer entsprechenden Einwilligungserklärung.

d) Verarbeitung aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1c) DSGVO):

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind. Hierzu zählen z.B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen sowie ggf. Auskünfte an Behörden.

3. An wen erfolgt eine Übermittlung/Weitergabe der Daten (Kategorien von Empfängern)?

a) Datenverarbeitung innerhalb unserer Notarkanzlei:

Bestimmte Datenverarbeitungsvorgänge haben wir in unserem Notariat gebündelt. Diese werden zentral durch spezialisierte Bereiche wahrgenommen. Hierbei können Ihre Daten etwa für die Abwicklung Ihrer fachspezifischen Anfrage oder die Rechnungsabwicklung von einer spezialisierten Abteilung in unserem Notariat, verarbeitet werden.

b) Externe Auftragnehmer und Dienstleister (Auftragsverarbeiter):

Zur Erfüllung unserer Aufgaben und der Vertragserfüllung nutzen wir zum Teil externe Auftragnehmer und Dienstleister. Hierunter können z.B. IT-Dienstleister zählen. Mit diesen sog. Auftragsverarbeitern schließen wir entsprechende Verträge im Sinne des Art. 28 DSGVO zum Schutz Ihrer Daten ab.

c) Externe Empfänger in Drittländern:

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der EU und des Europäischen Wirtschaftsraums) findet nur statt, insoweit dies für die Begründung, Durchführung oder Beendigung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen erforderlich ist und nur unter Beachtung der hierfür vorgeschriebenen datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.

d) Weitere Empfänger:

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten an Dritte, wie zum Beispiel an Strafver-folgungsbehörden und Gerichte weiter, insoweit wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind.

4. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Soweit erforderlich, verarbeiten und speichern wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer unserer Geschäftsbeziehung. Dies umfasst auch die Anbahnung und Abwicklung eines Vertrags oder Auftrags. Zusätzlich unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungs-pflichten, welche sich u.a. aus dem Handelsgesetzbuch (6 Jahre) oder aus Steuergesetzen (10 Jahre) ergeben. Schließlich ergibt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Verjährungsfristen, die in der Regel 3 Jahre aber auch bis zu 30 Jahre betragen können.

5. Sind Sie verpflichtet uns Ihre personenbezogenen Daten bereitzustellen?

Im Rahmen einer Geschäftsanbahnung oder laufenden Geschäftsbeziehung zu uns müssen Sie im Allgemeinen nur die Daten bereitstellen, die wir zur entsprechenden Begründung, Durchführung oder Beendigung dieser Geschäftsbeziehung benötigen. Ohne die Bereitstellung der erforderlichen Daten müssen wir ggf. die Begründung einer geschäftlichen Beziehung ablehnen bzw. können diese nicht durchführen oder müssen eine solche sogar beenden.

V.        Besondere Bestimmungen für Bewerber

1. Art der Daten, Zweck der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten. Hierzu zählen insbesondere Name, Anschrift, E-Mailadresse, Telefonnummer sowie Leistungsnachweise wie z.B. Zeugnisse und Beurteilungen. Ihre Bewerbung kann unmittelbar (durch Ihre Angben) oder mittelbar (sich aus einem Foto oder aus Zeugnissen ergebend) auch besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO enthalten.

Außerdem können wir personenbezogene Daten verarbeiten, die Sie z.B. in einem beruflichen sozialen Netzwerk (LinkedIn, XING), öffentlich zugänglich gemacht haben.

Zweck unserer Verarbeitung ist die Prüfung Ihrer Bewerbung im Bewerbungsverfahren und zur Entscheidungsfindung, ob wir Ihnen eine Anstellung bei uns anbieten möchten.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung zu den benannten Zwecken ist Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i.V.m. § 26 BDSG.

Zu anderen Zwecken, etwa um zu prüfen, ob Sie auch für andere freien Stellen in unserer Notarkanzlei in Betracht kommen, verarbeiten wir Ihre Daten nur, wenn Sie uns gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO bzw. Art. 7 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG eine diesbezügliche Einwilligung erteilt haben.

2. Weitergabe Ihrer Bewerberdaten

In unserer Notarkanzlei werden Ihre Daten nur an die Stellen weitergegeben, die Ihre Bewerbung bearbeiten.

Darüber hinaus können von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter, etwa IT-Dienstleister, mittelbar Zugang zu Ihren Daten erhalten.

3. Dauer der Speicherung Ihrer Bewerberdaten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns grundsätzlich bis zur Besetzung der Stelle verarbeitet und ca. 4 Monate danach gelöscht, soweit eine weitere Speicherung nicht wegen einer Rechtsstreitigkeit erforderlich ist oder Sie uns keine Einwilligung erteilt haben, die uns erlaubt, Ihre Daten länger zu speichern.

Sollte die Stelle mit Ihnen besetzt werden, werden Sie über die weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gesondert informiert.